Amazon Beschaffungskosten: So setzt du deine FBA-Erstattung auf den echten Einkaufspreis

Amazon Beschaffungskosten sind der Einkaufspreis je Einheit, den du in Seller Central hinterlegst. Seit dem 31. März 2025 erstattet Amazon FBA-Ware, die vor einer Kundenbestellung verloren geht oder beschädigt wird, nur noch zu diesem Wert. Trägst du nichts ein, zahlt Amazon nach eigener Schätzung, und die liegt oft unter deinem echten Einkauf.

Dieser Ratgeber zeigt dir, wie du die Lücke findest, deine Werte durchbringst und einer zu niedrigen Erstattung binnen 60 Tagen widersprichst. Grundlage ist die FBA-Richtlinie zur Erstattung verlorener oder beschädigter Einheiten in der deutschen Fassung, ergänzt um datierte Beobachtungen aus unserem eigenen Verkäuferkonto. Stand: 8. November 2026.

Was sind Amazon Beschaffungskosten und wofür nutzt Amazon sie?

Beschaffungskosten sind laut Richtlinie deine Kosten für den Bezug eines Produkts von einem Hersteller, Großhändler oder Wiederverkäufer, bei Eigenproduktion die Herstellkosten. Versand, Bearbeitung, Zölle und andere Gebühren zählen ausdrücklich nicht dazu. Amazon nutzt diesen Wert als Erstattungsbetrag für jede Einheit, die vor einer Kundenbestellung im Logistiknetz verloren geht oder beschädigt wird.

Das betrifft drei Antragsarten: Rückerstattungsanträge für Betriebsabläufe im Logistikzentrum, Erstattungsanträge für die Lieferung an Amazon und Remissionsanträge. Für Kundenrücksendungen gilt der Wert nicht: Dort richtet sich die Erstattung nach der Gutschrift an den Kunden abzüglich Gebühren und Umsatzsteuer, wie im Ratgeber zur Amazon FBA Erstattung ohne Rücksendung beschrieben.

Zwei Grenzen stehen ebenfalls in der Richtlinie. Je Einheit zahlt Amazon höchstens 2.000 €, für teurere Artikel empfiehlt Amazon eine eigene Versicherung. Und: War die Einheit zum Zeitpunkt des Verlusts bereits als nicht verkaufbar geführt, erstattet Amazon nicht den vollen Wert, sondern einen angepassten Betrag.

Warum ist deine FBA-Erstattung seit 2025 oft niedriger als der Einkaufspreis?

Bis März 2025 orientierte sich die Erstattung am geschätzten Verkaufserlös. Seit dem 31. März 2025 gilt für Verluste vor der Bestellung der Beschaffungswert. Ohne deine Angabe schätzt Amazon ihn aus „Beschaffungskosten vergleichbarer Produkte, die von Amazon, anderen Verkäufern und über andere Großhandelskanäle verkauft werden“. Diese Schätzung kennt deine Rechnung nicht und fällt bei Markenware aus Online- und Retail-Arbitrage häufig zu niedrig aus.

Die Umstellung war ursprünglich für den 10. März 2025 angekündigt und wurde kurzfristig auf den 31. März 2025 verschoben, wie wortfilter.de am 5. März 2025 berichtete. Seitdem steht in der Richtlinie außerdem: „Nach dem 31. März 2025 aktualisieren wir regelmäßig unsere Kostenschätzungen.“ Ein einmal gepflegter Wert ist also nicht für immer sicher. Amazon kündigt an, dich bei Änderungen zu informieren und die betroffenen Artikel in der Statusspalte der Seite „Beschaffungskosten verwalten“ zu markieren.

Für Händler mit hunderten SKUs heißt das: Die Erstattungshöhe ist keine Frage des Einzelfalls mehr, sondern der Datenpflege. Wer seine Einkaufspreise je SKU nicht systematisch führt, verschenkt bei jedem Lagerverlust die Differenz zwischen Schätzung und echtem Einkauf. ArbitrageX führt die Beschaffungspreise je SKU zentral und zeigt Lagerverluste und offene Ansprüche als fertigen Fall, damit genau diese Differenz sichtbar wird.

Rechenbeispiel: Schätzung gegen echten Einkaufspreis

Ein Beispiel mit runden Zahlen: Du verkaufst einen Artikel für 49,99 € brutto und hast ihn beim Großhändler für 28,00 € netto je Stück eingekauft. Amazon schätzt die Beschaffungskosten auf 12,00 €. Gehen 10 Einheiten im Logistikzentrum verloren, bevor sie bestellt wurden, liegen zwischen Schätzung und Rechnung 160 €.

Die letzte Zeile zeigt, warum Händler die Umstellung als versteckte Gebührenerhöhung empfinden: Für denselben Verlust zahlt Amazon nach neuer Regel bestenfalls den Einkauf, nicht mehr den entgangenen Erlös. Die Rechnung ist eine Beispielrechnung; die prozentualen Gebühren hängen von der Kategorie ab, wie der Ratgeber zu den Amazon Verkaufsgebühren 2026 zeigt. Deinen tatsächlichen Erlös je Artikel nach allen Gebühren rechnest du im kostenlosen FBA-Rechner durch.

Wie findest du heraus, ob Amazon dich unter Einkaufspreis erstattet hat?

Prüfe nicht einzelne Erstattungen, sondern den Erstattungsbericht als Reihe: Lade ihn in Seller Central unter Berichte → Versand durch Amazon → Erstattungen (`reportcentral/REIMBURSEMENTS`) über den Reiter „Herunterladen“ als Datei, denn die Online-Ansicht zeigt oft nur den letzten Tag. Teile je FNSKU den Gesamtbetrag durch die Anzahl der bar erstatteten Einheiten und vergleiche den Stückwert mit deiner Rechnung.

Die Spalten heißen im Bericht `amount-total` und `quantity-reimbursed-cash`. Liegt der Stückwert unter deinem Einkauf, hast du zwei Fälle zu unterscheiden:

1. Die Erstattung ist jünger als 60 Tage: Du kannst ihr widersprechen (Abschnitt weiter unten).
2. Die Erstattung ist älter: Der Widerspruchsweg ist formal verschlossen. Dann geht es darum, den Wert für alle künftigen Verluste dieser FNSKU richtigzustellen.

In beiden Fällen ist der erste Schritt derselbe: den hinterlegten Wert prüfen. Wie viel in deinem Konto offen ist, zeigt dir vorab der kostenlose Amazon FBA Erstattungs-Check.

Wie hinterlegst du Beschaffungskosten in Seller Central?

Die Seite heißt „Beschaffungskosten verwalten“ und liegt im Portal für Lagerbestandsfehler und Erstattung (Pfad in Seller Central: `/inventory-reimbursement/cost-management`). Dort siehst du je FNSKU Amazons Schätzung, deinen zuletzt übermittelten Wert und einen Status. Ein neuer Wert gilt für alle künftigen Erstattungen dieser FNSKU.

So gehst du vor:

1. Rechnung heraussuchen. Du brauchst den Stückpreis genau so, wie er auf der Rechnung steht. Bei Mehrfachbestellungen nie die Rechnungssumme nehmen.
2. Schätzung mit Einkauf vergleichen. Liegt Amazons Schätzung über deinem echten Einkauf, trägst du nichts ein, sonst senkst du deine eigene Erstattung.
3. Wert eintragen und speichern. Nach „Änderungen speichern“ erscheint ein Bestätigungsdialog („Du bist dabei, Kosten von X einzureichen“). Ohne Klick auf „Bestätigen“ wird nichts übermittelt.
4. Status lesen. Die Hilfeseite „Beschaffungskosten verwalten“ kennt die Status „Wird geprüft“ (bis zu 5 Werktage), „Genehmigt“ (Wert gilt), „Dokumentation erforderlich“ (Amazon will einen Nachweis), „Geplante Aktualisierung“ (Amazon ändert seine Schätzung zu einem genannten Datum) und „Abgelehnt“ mit Begründung.
5. Bei „Dokumentation erforderlich“ die Rechnung hochladen. Über „Aktualisieren“ in derselben Zeile kannst du das Wertnachweisdokument anhängen. Prüfe vorher, dass im Wertfeld der gewünschte Stückpreis steht, denn das Feld ist beim Upload änderbar und mit dem alten Wert vorbelegt.
6. Status nach dem Upload prüfen. Amazon nennt für die Entscheidung bis zu 5 Werktage; in unserem Konto kam sie zwischen einer Minute und 13 Stunden später.
7. Termin notieren. Nach jeder Entscheidung sind 30 Tage Pause für denselben Artikel sinnvoll, dazu gleich mehr.

Beachte: Die Seite ist in Seller Central nicht direkt im Hauptmenü verlinkt. Laut Hilfeseite „Beschaffungskosten verwalten“ erreichst du sie über Lagerbestand → Lagerbestandsfehler und Rückerstattung → Knopf „Beschaffungskosten verwalten“ oben rechts. Dort gibt es auch eine Massenaktualisierung: Vorlage mit allen FNSKUs, Amazons Schätzung und dem zuletzt genehmigten Wert herunterladen, Spalte „Verkäuferkosten – Neu“ füllen, hochladen; Belege lassen sich danach nur einzeln je FNSKU nachreichen. Wer viele Lieferanten hat, hält die Rechnungen am besten dort vor, wo auch die Einkäufe erfasst sind; der Ratgeber zu Retail Arbitrage erklärt, warum ein Kassenbon zwar für die Buchhaltung reicht, bei Amazon aber oft nicht als Rechnung zählt.

Welche Belege akzeptiert Amazon als Nachweis?

Die Richtlinie verlangt „zusätzliche Informationen, um den Betrag zu bestätigen“ und verweist auf die Hilfeseite „Beschaffungskosten verwalten“. Diese nennt als zulässige Wertnachweise Hersteller-, Großhändler-, Kauf- und Handelsrechnungen sowie chinesische Fapiao. Nicht akzeptiert werden Proformarechnungen, Packzettel, Kostenvoranschläge, Kaufaufträge, Website-Angebote, Kataloge und Screenshots von Warenkörben.

Das Dokument muss Bezeichnung, Nummer und Datum tragen, Käufer (der bei Amazon registrierte Firmenname mit Adresse und USt-IdNr.) und Aussteller nennen, das Produkt erkennbar machen (SKU, ASIN, Artikel- oder Modellnummer), Stückzahl, Preis je Einheit und Währung zeigen und darf höchstens 5 Jahre alt sein. Erlaubt sind JPG, PNG und PDF bis 25 MB, keine Excel- oder Word-Dateien. Unlesbare, gefälschte oder manipulierte Unterlagen sind ein ausdrücklicher Ablehnungsgrund. Und: Liegt dein Wert weit über der Schätzung, kann Amazon laut Hilfeseite ablehnen, ohne das Dokument überhaupt zu prüfen.

Drei Stolpersteine sehen wir immer wieder:

• Summe statt Stück. Eine Rechnung über 2 Stück zu 458,55 € zeigt 917,10 € plus Versand. Einzutragen sind 458,55 €. Unsere Ablehnungen im September 2026 gingen auf genau diesen Fehler zurück.
• Pauschalrabatt. Steht auf der Rechnung ein Rabatt auf die Gesamtsumme, lässt sich der Stückpreis nicht wörtlich ablesen. Die Hilfeseite verlangt, dass der eingetragene Wert Rabatte auf dem Beleg widerspiegelt; Amazon antwortet sonst mit „entspricht nicht deinem Wertnachweisdokument“. Fremdwährungen rechnest du zum Kurs des Einreichungstags um.
• Versand als eigene Zeile. Versandkosten gehören laut Richtlinie nicht zu den Beschaffungskosten und zählen nicht in den Stückpreis.

Ob netto oder brutto, legen Richtlinie und Hilfeseite nicht fest; die Hilfeseite nennt als Beispiel „Wert pro angebotenem Artikel oder Nettowert“. Entscheidend ist, dass der eingetragene Wert exakt als Stückpreis auf dem Beleg steht. In unserem Konto wurden sowohl Netto- als auch Bruttostückpreise genehmigt, wenn sie zum Dokument passten. Für regelbesteuerte Händler ist der Nettopreis der wirtschaftliche Verlust, denn die Vorsteuer holst du über die Umsatzsteuervoranmeldung zurück; wie sich brutto und netto auf deine Marge auswirken, erklärt der Ratgeber zur Amazon Umsatzsteuer und echten Marge. Dieselben Rechnungen brauchst du übrigens auch für die Amazon Freischaltung (Ungating), also lohnt eine geordnete Ablage doppelt. Ob und wie du die Vorsteuer in deinem Fall ziehst, klärst du mit deiner Steuerberatung; dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Aus welchen Gründen lehnt Amazon Beschaffungskosten ab?

Die Richtlinie nennt vier Gründe, aus denen Amazon einen übermittelten Wert ablehnen darf. Danach erstattet Amazon „auf Grundlage eines zuvor genehmigten Betrags, den Sie übermittelt haben, oder auf unserer Schätzung“. Eine Ablehnung ist also kein Verlust des alten Werts, aber sie blockiert den neuen.

Der vierte Grund ist der teuerste. Das Formular nimmt einen neuen Wert auch vor Ablauf der 30 Tage an, lehnt ihn dann aber automatisch ab, und die Frist beginnt von vorn. Uns ist das am 5. Oktober 2026 passiert; seitdem tragen wir das Sperrende je FNSKU in den Kalender ein. Auch jeder Widerspruch gegen eine Erstattung zählt laut Hilfeseite als Versuch, die Beschaffungskosten dieser FNSKU zu aktualisieren.

Was tun, wenn die Erstattung schon zu niedrig ausgezahlt ist?

Bist du mit der Bewertung einer Einheit nicht einverstanden, kannst du laut Richtlinie „innerhalb von 60 Tagen nach Veranlassung der Rückerstattung über die Seite Hilfe in Seller Central einen Antrag übermitteln“. Der Weg führt über Hilfe → „Unterstützung anfordern“ → Kachel „Widerspruch gegen Rückerstattungsanträge einlegen“ (die Hilfeseite nennt sie „Widerspruch zu Rückerstattungsanträgen übermitteln“).

Dort gibst du die Erstattungsnummer an, lädst den Wertnachweis hoch, wählst genau eine FNSKU je Antrag und trägst den vollen Stückwert laut Beleg ein, nicht die Differenz; Amazon rechnet die Nachzahlung über die betroffenen Einheiten selbst aus. Genehmigte Anträge zahlt Amazon laut Hilfeseite binnen 4 bis 5 Werktagen und übernimmt den Wert zugleich als Beschaffungskosten für künftige Erstattungen.

Drei Dinge haben in unserem Konto den Unterschied gemacht:

1. Erst den Beschaffungswert genehmigen lassen, dann widersprechen. Bewilligt wurden in unserem Konto nur Widersprüche, deren Wert vorher genehmigt war, zuletzt am 3. November 2026 mit einer Nachzahlung von 181,79 € für eine FNSKU. Ohne genehmigten Wert kamen nur Textbausteine. Eine Garantie ist auch der genehmigte Wert nicht: Am 6. November 2026 schloss Amazon einen Widerspruch innerhalb des 60-Tage-Fensters binnen Sekunden mit einem Textbaustein, obwohl ein genehmigter Wert vorlag; der beantragte Stückwert lag dort unter dem genehmigten Wert. Die Hilfeseite verlangt, dass der beantragte Wert einem in den letzten 30 Tagen genehmigten Wert exakt entspricht.
2. Die Rechnung ist praktisch Pflicht. Die Hilfeseite nennt den Upload „falls erforderlich“; in unserem Konto ließ sich das Formular ohne Upload nicht abschicken. Nach dem Upload zeigt es den gezahlten Betrag je Einheit an, so kannst du den Wert vor dem Absenden kontrollieren.
3. Die 60 Tage sind hart. Erstattungen jenseits der Frist nimmt das Formular zwar an, Amazon schließt den Fall aber binnen Sekunden mit Verweis auf die Frist, so beobachtet am 4. November 2026 bei zwei älteren Erstattungen. Für ältere Fälle bleibt nur der Weg über einen E-Mail-Fall ohne Anspruch auf Erfolg.

Freitext-Fälle („Mein Problem ist nicht aufgeführt“) landen bei diesem Thema immer wieder im selben Widget. Spar dir den Umweg und starte direkt dort. Eine geschlossene Sendung mit fehlenden Einheiten ist dagegen ein anderer Antragsweg, der Ratgeber zum Amazon Remissionsauftrag zeigt den dritten, die Rückholung unverkäuflicher Ware.

Welche Fristen gelten für FBA-Erstattungen und Widersprüche?

Für Verluste im Logistikzentrum hast du 60 Tage ab der Meldung, für Kundenrücksendungen das Fenster von Tag 45 bis Tag 105 nach der Kundenerstattung, für fehlende Einheiten einer Lieferung an Amazon 6 Monate. Gegen die Höhe einer Erstattung kannst du 60 Tage nach ihrer Veranlassung vorgehen. Die Werte stammen aus Amazons deutschen Hilfeseiten, die wir am 28. Oktober 2026 im eingeloggten Seller Central gelesen haben, und aus der Erstattungsrichtlinie, zuletzt geprüft am 8. November 2026.

Ein Hinweis zur Quellenlage: Englischsprachige Blogs und einzelne deutsche Tool-Anbieter nennen für Kundenrücksendungen ein Fenster von Tag 60 bis Tag 120. Die deutsche Hilfeseite zeigt für Amazon.de Tag 45 bis Tag 105. Verbindlich ist, was die Hilfe in deinem Seller Central anzeigt; prüfe sie, bevor du einen Antrag terminierst.

Was wir im eigenen Konto beobachtet haben

Amazon veröffentlicht nicht, wie weit ein Wert über der Schätzung liegen darf. Aus unserem eigenen Verkäuferkonto mit rund 2.000 gepflegten FNSKUs können wir Muster nennen, aber keine Regel versprechen. Die Beobachtungen sind datiert, Amazon kann sein Verfahren jederzeit ändern.

• Ohne Beleg-Upload zählt nur der Abstand zur Schätzung. Ein Wert beim 1,12-Fachen der Schätzung wurde am 17. September 2026 sofort genehmigt; das 2,2- und 3,3-Fache mit derselben Rechnung sofort abgelehnt. Der Beleg wurde dabei gar nicht angesehen.
• „Dokumentation erforderlich“ ist die Chance. Bietet Amazon den Upload an, wurden am 3. November 2026 sieben von sieben Werten beim 1,4- bis 2,9-Fachen der Schätzung binnen einer Minute genehmigt.
• Sofort-Ablehnung ohne Upload-Angebot kam bei Werten ab etwa dem 1,5-Fachen vor; der niedrigste so abgelehnte Faktor war 1,497 am 31. Oktober 2026. Eine feste Grenze haben wir nicht gefunden.
• Der Upload ersetzt die Aufforderung nicht. Rechnungen, die wir ohne diese Aufforderung gleich beim ersten Antrag mitschickten, wurden am 4. November 2026 bei Faktoren von 1,75 bis 3,8 dennoch abgelehnt; genehmigt wurde auf diesem Weg nur ein Wert beim 1,2-Fachen.
• Entscheidungen brauchen Zeit. Mehrere Anträge vom 4. November 2026 wurden erst 12 bis 13 Stunden später entschieden. „Keine Reaktion“ nach einer Stunde ist noch kein Ergebnis.
• Eine Ablehnung verschlechtert nichts, blockiert aber 30 Tage. Der zuvor genehmigte Wert bleibt bestehen.

Diese Punkte sind kein Ersatz für die Richtlinie, aber sie erklären, warum ein sauberer Rechnungs-Upload mehr bringt als ein wiederholter Versuch mit demselben Wert. Wie hoch deine Lagerkosten während der Wartezeit laufen, zeigt der Ratgeber zu den Amazon Lagergebühren 2026.

Typische Fehler bei Beschaffungskosten und Erstattungen

Die meisten Verluste entstehen nicht durch Amazons Schätzung, sondern durch fünf vermeidbare Fehler auf Händlerseite. Jeder davon kostet entweder Geld oder 30 Tage Zeit.

• Rechnungssumme statt Stückpreis eintragen. Führt zur Ablehnung „Wertabweichung“ und zur 30-Tage-Sperre.
• Vor Ablauf der 30 Tage erneut einreichen. Startet die Sperre neu, ohne dass jemand den Wert prüft.
• Wert unter Amazons Schätzung eintragen. Du senkst deine eigene Erstattung; die Schätzung steht offen auf der Seite, vergleiche sie vorher.
• Erstattungsbericht nur monatlich prüfen. Bei 60 Tagen Widerspruchsfrist bleibt dann oft kein Spielraum. Wöchentlich reicht, wenn du je FNSKU den Stückwert vergleichst.
• Beschaffungskosten erst nach dem Verlust pflegen. Der Wert muss vor der Erstattung genehmigt sein, sonst zahlt Amazon die Schätzung und du musst im 60-Tage-Fenster hinterher.

Dazu kommt ein Rechenfehler, der schon vor dem Einkauf passiert: Wer die Marge ohne FBA-Gebühren und Umsatzsteuer kalkuliert, merkt die Lücke zwischen Schätzung und Einkauf nicht einmal. Die Posten je Verkauf stehen im Ratgeber zu den Amazon FBA Kosten 2026, die Größenklassen im Ratgeber zu den FBA-Gebühren und Größenklassen. Wer über das Pan-EU-Programm in mehreren Ländern lagert, achtet laut Hilfeseite auf die Store-Auswahl: Die Seite zeigt FNSKUs je ausgewähltem Store, und fehlt eine FNSKU, ist meist der falsche Store gewählt.

Was gilt für Arbitrage-Händler besonders?

Bei Online- und Retail-Arbitrage wechseln Einkaufspreise mit jeder Aktion, und viele Artikel laufen nur wenige Wochen. Amazons Schätzung aus „vergleichbaren Produkten“ trifft deshalb selten deinen tatsächlichen Deal-Preis. Der Wert gehört deshalb in den Einkaufsprozess, nicht in die Nacharbeit nach dem Verlust.

Praktisch heißt das: Mit jeder Sendung an Amazon den Stückpreis je FNSKU erfassen, bei Nachkäufen zu anderen Preisen den aktuellen Wert einreichen und die Rechnung dort ablegen, wo du sie beim Widerspruch binnen Minuten findest. Wie du Einkäufe von Anfang an so rechnest, dass Marge, ROI und Erstattungswert zusammenpassen, steht im Ratgeber zu Amazon Arbitrage in Deutschland. Weitere Anleitungen findest du im Ratgeber für Amazon-FBA-Seller.

Mit ArbitrageX Beschaffungskosten pflegen und Erstattungen nachhalten

ArbitrageX führt die Beschaffungspreise je SKU zentral, brutto oder netto, auch per Datei-Import oder per Chrome-Extension direkt beim Einkauf, liest Bestell- und Rechnungsmails aus den angebundenen Postfächern aus und ordnet die Belege den Einkäufen zu. Lagerverlust, Schaden, Lagertransfer und fehlende Einheiten aus geschlossenen Sendungen werden aufgespürt, bewertet und mit vorformuliertem Fall-Text vorgelegt. Im Konto des Betreibers wurden bis zum 9. September 2026 14.876,57 € an FBA-Erstattungen zurückgeholt.

Alle 21 Bereiche kosten 40 € im Monat inklusive 19 % Umsatzsteuer, monatlich kündbar; mit dem Code ARBITRAGE zahlst du in den ersten drei Monaten 30 €, das Jahresabo kostet 400 € (Stand 08.11.2026). ArbitrageX ansehen und Zugang freischalten.